Spis treści
Tłumaczenie faktury – skąd w ogóle takie zagadnienie? Wielu polskich przedsiębiorców przeprowadza transakcje z podmiotami zagranicznymi. W ich wyniku uzyskują dokumenty księgowe sporządzone w obcym języku. Zapewne tacy przedsiębiorcy zastanawiają się, czy konieczne będzie tłumaczenie faktury lub dokumentów księgowych uzyskanych w tej postaci. Spieszymy z odpowiedzią opartą o polskie prawodawstwo!
Dokumenty księgowe – czy język obcy wystarczy?
Jeśli posiadając obcojęzyczne dokumenty księgowe zastanawiamy się, czy język obcy wystarczy, odpowiedź brzmi: to zależy. Zależy od tego, co z takimi dokumentami planujemy zrobić. Wyobraźmy sobie następującą sytuację: zakupiliśmy dla naszej firmy jakiś towar od zagranicznego kontrahenta. Wzięliśmy fakturę, aby móc rozliczyć transakcję jako koszt naszej działalności. Otrzymaliśmy fakturę sporządzoną tylko w języku obcym.
Jeśli chodzi o samo rozliczenie faktury, jej tłumaczenie nie jest konieczne. Podstawą jest jej dobre odczytanie przez księgową i odpowiednie opisanie w księdze przychodów i rozchodów. Sama KPiR, zgodnie z paragrafem 11 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, musi być prowadzona w języku polskim. Jeśli jednak potrafimy fakturę dobrze rozszyfrować i zaksięgować, tłumaczenie nie jest wymagane.
Tłumaczenie faktur a ich kontrola
Tłumaczenie faktur regulowane jest jednak inaczej, jeśli nasze dokumenty księgowe podlegać będą kontroli. Traktuje o tym zarówno Ordynacja podatkowa (art. 287 § 1 pkt 2), jak i Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (art. 21, pkt 5). Zgodnie z nimi, na żądanie kontrolującego należy przedstawić tłumaczenie dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski. Podsumowując: nie trzeba tłumaczyć dokumentów na własny użytek. Jest to jednak obowiązkowe w przypadku kontroli.
Kto wykonuje tłumaczenie faktury?
Wiemy już, kiedy trzeba tłumaczyć dokumenty księgowe. Pojawia się więc pytanie, kto wykonuje tłumaczenie faktury? Tego przepisy otwarcie nie regulują. Jest jednak mała wzmianka, na której można oprzeć swoje rozumowanie. Chodzi o zapis w Ustawie o rachunkowości. Tłumaczenie faktury, które należy zapewnić na potrzeby kontroli, musi być „wiarygodne”. Ustawodawca nie precyzuje, co oznacza owo określenie.
Dokumenty księgowe i ich tłumaczenie poświadczone
Można jednak przypuszczać, że żeby dokumenty księgowe uznać za przełożone „wiarygodnie”, potrzebne będzie ich tłumaczenie poświadczone. Jest ono „uwiarygodnione” klauzulą poświadczającą tłumacza przysięgłego. To gwarant wykonania tłumaczenia przez osobę kompetentną. Takie tłumaczenie na pewno zostanie uznane za wiarygodne. Na potrzeby kontroli warto więc swoje dokumenty księgowe tłumaczyć u tłumacza przysięgłego.
Nie trzeba chyba podkreślać, że dla własnych celów tłumaczenie poświadczone nie będzie potrzebne. Jeśli nie do końca rozumiemy daną fakturę, możemy zdecydować się na jej tłumaczenie zwykłe. Pamiętajmy, że poprawne zaksięgowanie jest kluczowe. Do niego zaś niezbędne jest zrozumienie dokumentu.
Czy tłumaczenie faktury najlepiej wykona biuro tłumaczeń?
Jeśli konieczne będzie dla nas tłumaczenie faktury, odpowiednim adresem będzie po prostu tłumacz przysięgły czy biuro tłumaczeń? Ta druga opcja wydaje się lepsza. Dlaczego? Przewagą biura jest sprawniejsza i bardziej efektywna weryfikacja językowa. Bardzo często tłumaczenia zlecane biurom są weryfikowane przez dwie pary oczu. Da nam to pewność, że nasze tłumaczenie faktury i innych dokumentów księgowych będzie bezbłędne, co w tym przypadku jest szczególnie ważne.
Tłumaczenie faktury – podsumowanie
Powyższe krótkie podsumowanie polskiego ustawodawstwa odpowiada nam na pytanie, kiedy potrzebne jest tłumaczenie faktury. Pamiętajmy, że fakturę i inne dokumenty księgowe obowiązkowo tłumaczymy tylko na potrzeby kontroli. Jeśli taka jest przed nami, warto sięgnąć po tłumaczenie poświadczone. Przekładając dokumenty na swój użytek, wystarczy zlecić tłumaczenie zwykłe. Optymalnym miejscem do wykonania obydwu jest biuro tłumaczeń, ze względu na oferowanie dokładniejszej weryfikacji przekładu.
