Spis treści
Dokument elektroniczny – oryginał czy kopia? – 10.01.2020, aktualizacja 11.02.2021
Jako biuro tłumaczeń coraz częściej widzimy dokumenty, które określane są jako dokument elektroniczny. Klienci przesyłają je w formie PDF lub przynoszą jako wydruk. Pojawia się jednak pytanie: taki dokument jest oryginałem czy kopią? A dokument zeskanowany do komputera – to dokument elektroniczny? Jest to kwestia szczególnie istotna w przypadku biur tłumaczy przysięgłych. Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego, artykuł 18, punkt 2, nakłada na takich tłumaczy obowiązek opisania, z jakiej formy dokumentu dokonali przekładu. Daje ona następujące możliwości: oryginał, tłumaczenie, odpis. W praktyce często używa się też innych określeń – kopia, skan, czy właśnie dokument elektroniczny. O ile to, czym jest kopia, wydaje się być oczywiste, o tyle pojęcia „dokument elektroniczny” i „skan” mogą wymagać nieco uściślenia.
dokument elektroniczny – co to jest?
Można powiedzieć, że dokument elektroniczny cały czas jest definiowany. Jest to koncepcja na tyle nowa, że jeszcze nie została do końca określona. Mamy jednak kilka definicji, na których moglibyśmy się oprzeć. Jedna z nich pochodzi z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 910/2014. Jest to rozporządzenie potocznie nazywane eIDAS, traktujące o identyfikacji elektronicznej. Według tego rozporządzenia, dokument elektroniczny to treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. Z tej definicji mogłoby jednak wynikać, że skan to też dokument elektroniczny. W końcu jest przechowywany w postaci elektronicznej!
Tu z wyjaśnieniem przychodzi Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Ono definiuje dokument elektroniczny jako „dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej”. Tu wszystko staje się jasne – skan nie jest dokumentem elektronicznym, ponieważ posiada pierwowzór w postaci nieelektronicznej i pierwotnie nie był w tej postaci zapisany.
Dokument elektroniczny a jego wydruk
Wiemy już, że skan dokumentem elektronicznym nie jest. A co z wydrukiem? Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r., wydruk jest wizualizacją. Jest to bowiem „prezentacja treści dokumentu elektronicznego w formie czytelnej dla człowieka, umożliwiającej zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie”, która „może odbywać się przez wyświetlenie na monitorze ekranowym lub za pomocą wydruku”. O ile jednak wizualizacja poprzez wyświetlenie na monitorze nie ingeruje w strukturę tekstu, a więc pozostaje oryginałem, o tyle z wydrukiem sprawy mają się inaczej. Nie jest to przecież zbiór danych w postaci elektronicznej, który można odczytać tylko z wykorzystaniem odpowiedniego urządzenia. Co to więc oznacza? Jeśli posiadamy dokument elektroniczny w formie pliku i chcemy, by był on oryginałem, przedstawić go drugiej osobie musimy również jako plik. Zgrany na pendrive, wysłany mailem czy przekazany na płycie – nieważne. Ważne, by nadal miał swoją pierwotną, elektroniczną formę. Wydrukowanie dokumentu elektronicznego równoznaczne jest z tym, że nie będzie on oryginałem.
oryginał dokumentu elektronicznego
W Europie bardzo dużo dokumentów wydawanych jest w formie elektronicznej. W Polsce również zaczyna się to zmieniać. Na przykład, na mocy Ustawy z dnia 13 maja 2011 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, odpisy z KRS mogą być wydawane jako dokumenty elektroniczne. Również mają wtedy moc urzędową, czyli są oryginałami. Pamiętajmy jednak – tak długo, jak prezentujemy je w formie plików o niezakłóconej strukturze, a nie wydruku. Przykładami mogą być również dokumenty otrzymywane za pośrednictwem platformy ePUAP, oczywiście podpisane podpisem elektronicznym. One również uznawane są za oryginalny dokument elektroniczny.
Poświadczenie dokumentów elektronicznych
Jak już wiemy, oryginałem dokumentu elektronicznego jest wyłącznie jego zapis elektroniczny. Wszystkie inne postacie stanowią odpis, czyli kopię (np. wydruk). Jeśli więc tłumacz otrzyma w formie elektronicznej dokument wygenerowany przez system i posiadający podpis elektroniczny, poświadczenie tłumaczenia może zawierać informację o jego zgodności z oryginałem dokumentu elektronicznego. Jeżeli jednak do tłumaczenia zostanie mu przedstawiony wydruk, tłumacz nie może napisać, że jest to oryginał. Wtedy będzie to tłumaczenie z kopii. Jeśli zaś do tłumaczenia przedstawimy skan, klauzula poświadczająca tłumacza będzie zawierać informację, że poświadcza tłumaczenie za zgodność ze skanem – nawet jeśli skanowaliśmy oryginalny dokument.
Sprawa nieco komplikuje się w momencie, kiedy rzeczywiście mamy plik w formie elektronicznej, który np. sami napisaliśmy w Wordzie. W tym przypadku również tłumacz nie napisze, że jest to tłumaczenie z oryginału. Oczywiście, plik ten jest dokumentem elektronicznym, ale trudno w tym przypadku mówić o oryginale. Nie nosi on bowiem jego znamion, czyli np. nie posiada podpisu elektronicznego. W tym przypadku tłumacze piszą: tekst niesygnowany lub właśnie dokument elektroniczny, nie dodając oczywiście słowa „oryginał”.
podpis elektroniczny – poświadczanie tłumaczeń
Przy okazji tego tematu, warto wspomnieć o tym, że Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego zezwala tłumaczowi na wykonywanie przekładów w formie elektronicznej. Nie musi on drukować sporządzonego tłumaczenia, podpisywać go i podstemplowywać. Może po prostu podpisać wykonany przekład kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis ten gwarantuje, że nikt do tłumaczenia nie wprowadzi zmian, a więc jest to procedura całkowicie bezpieczna. Musimy jednak pamiętać, że takie tłumaczenie również stanowi oryginał i jest ważne tylko w formie elektronicznej. Jeśli chcemy udać się do urzędu i jako dokument złożyć wydruk takiego tłumaczenia, nie zostanie ono przyjęte. Wydruk to przecież już nie oryginał, jak wspominaliśmy wcześniej. Stąd poświadczanie tłumaczeń podpisem elektronicznym, choć szybsze i mniej wymagające, wciąż w większości przypadków nie ma racji bytu.
Aktualizacja – stan na początek 2021 roku: coraz częściej nasze biuro tłumaczeń proszone jest o podpisanie skanu tłumaczenia podpisem zaufanym tłumacza. Jest to rodzaj podpisu elektronicznego dostępnego dla osób posiadających profil zaufany ePUAP. Niektóre urzędy zaczęły przyjmować tego rodzaju dokumenty. Zachęcamy, by dowiedzieć się w danej instytucji, czy zaakceptuje taką formę tłumaczenia.
Podsumowanie
Podsumowując kwestię dokumentów elektronicznych, uporządkujmy nieco zdobytą wiedzę. Dokument elektroniczny to zbiór danych w formie elektronicznej, który został w takiej formie stworzony i nie ma pierwowzoru w innej. Skan nie jest dokumentem elektronicznym, ponieważ posiada pierwowzór w formie papierowej. Wydruk również nie jest dokumentem elektronicznym, ponieważ nie ma już odpowiedniej formy. O oryginale dokumentu elektronicznego możemy mówić wtedy, kiedy ten nosi jakiekolwiek znamiona oryginału. Zalicza się do nich wygenerowana przez system struktura i kwalifikowany podpis elektroniczny. Tylko taki dokument tłumacz może poświadczyć za zgodność z oryginałem dokumentu elektronicznego. W przypadku innych dokumentów elektronicznych, może tylko napisać, że jest to właśnie taki dokument bądź tekst niesygnowany. Skany poświadcza się za zgodność ze skanem lub kopią.
