Spis treści
Apostille i legalizacja – do oryginalnego dokumentu czy tłumaczenia? – 03.12.2019
Jakiś czas temu pisaliśmy już obszerny artykuł dotyczący poświadczeń dokumentów tak, aby można było ich używać za granicą. Z tego artykułu mogliśmy dowiedzieć się, jakie są rodzaje poświadczeń (potocznie często nazywanych „pieczątka z ministerstwa”), od czego zależy to, który rodzaj wybrać, a także jak przygotować nasze dokumenty do otrzymania takiego poświadczenia. Dziś postaramy się wyjaśnić sobie jeszcze jedną bardzo ważną kwestię, a mianowicie: na czym i kiedy powinniśmy uzyskać apostille? Na dokumencie, na tłumaczeniu, na obydwu dokumentach?
Apostille i legalizacja – przypomnienie pojęć
Na początku przypomnijmy sobie jednak same pojęcia klauzuli apostille i legalizacji. Klauzula apostille to potwierdzenie, że nasz dokument został wydany przez odpowiedni do tego urząd, że jest on autentyczny i że dzięki temu możemy się nim posługiwać poza granicami Polski. Klauzula apostille jest poświadczeniem ostatecznym, nie wymaga zatem żadnych dodatkowych poświadczeń ani uwierzytelnień po jej uzyskaniu. Legalizacja to drugi sposób poświadczenia dokumentów, która również potwierdza ich autentyczność. Legalizacja różni się jednak od apostille tym, że wymaga później dodatkowego poświadczenia. To znaczy, że po uzyskaniu legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych musimy jeszcze udać się do placówki dyplomatycznej kraju, w którym chcemy używać naszego dokumentu, i zdobyć na nim dodatkowe poświadczenie.
To, który z rodzajów poświadczenia jest nam potrzebny, jest zależne od kraju, do którego się udajemy. Jeśli ten kraj jest stroną Konwencji Haskiej z 5 października 1961 r., wystarczy nam apostille. Jeśli nie jest – jesteśmy zmuszeni uzyskać legalizację, ponieważ klauzula apostille nie będzie wystarczająca i dokumenty nadal nie zostaną uznane.
Co najpierw – poświadczenie czy tłumaczenie?
Wiemy już, że aby nasze dokumenty zostały uznane za granicą, potrzebują poświadczenia. Wiemy również, że aby zostały przyjęte w urzędach, muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Jaką jednak kolejność zachować w tym przypadku? Kiedy uzyskać apostille lub legalizację, a kiedy zrobić tłumaczenie uwierzytelnione? Zasada jest prosta: najpierw poświadczenie, potem tłumaczenie. W momencie, gdy uzyskamy apostille na dokumencie, a potem złożymy go do tłumaczenia, tłumaczenie poświadczone obejmie również klauzulę apostille i właśnie tak powinno to wyglądać. Jeśli chcielibyśmy najpierw przetłumaczyć dokument, a potem go poświadczyć, czy to za pomocą apostille, czy legalizacji, sami sprawimy, że nasze tłumaczenie będzie… nieważne.
Mówiąc prosto: mamy dokument, przyjmijmy, że jest to odpis zupełny aktu urodzenia. Zanosimy go do tłumacza przysięgłego, tłumacz dokonuje przekładu i ostatnim, co tłumaczy, jest pieczątka i podpis urzędnika, który wydał odpis. Potem idziemy do MSZ, np. uzyskać legalizację, która jest dodawana do naszego dokumentu. Po jej zdobyciu nagle okazuje się, że pieczęć i podpis urzędnika nie jest już ostatnim elementem. Tłumaczenie nie oddaje więc całego dokumentu, czyli jest nieważne i może nie zostać uznane za granicą. Dlatego właśnie tłumaczyć powinno się już po uzyskaniu poświadczenia, żeby tłumacz był w stanie opisać każdy element dokumentu, a więc aby mógł wykonać ważne tłumaczenie.
Co potem – czy poświadczać tłumaczenie?
Kolejne pytanie, które może się pojawić brzmi: czy powinienem poświadczać tłumaczenie uwierzytelnione? Przecież jego druga nazwa to „poświadczone” – po co mu jeszcze dodatkowe poświadczenie? Tłumaczenie uwierzytelnione jest już poświadczone pieczęcią i podpisem upoważnionego do tego tłumacza przysięgłego. Niektóre zagraniczne urzędy uznają to za wystarczające. O uznaniowości tłumaczeń uwierzytelnionych wykonanych przez polskich tłumaczy przysięgłych pisaliśmy już jakiś czas temu. Niektóre jednak wymagać będą dodatkowego poświadczenia na tłumaczeniu w celu weryfikacji, że ten konkretny tłumacz miał prawo uwierzytelnić dokument.
Taka sytuacja miała ostatnio miejsce w przypadku jednego z naszych klientów, który chciał swoimi dokumentami posługiwać się na Ukrainie. Najpierw zdobywaliśmy dla niego apostille na oryginalnym dokumencie, następnie nasz tłumacz przysięgły języka ukraińskiego tłumaczył dokument, a na koniec szliśmy znów do MSZ, aby uzyskać apostille na tłumaczeniu. W ten sposób obydwa dokumenty są potwierdzone, ich autentyczność i właściwość jest poświadczona w sposób uznawany międzynarodowo, a więc na pewno będzie można się nimi posługiwać za granicą.
Zwolnienie z obowiązku zdobywania apostille
Jak już pisaliśmy w naszym artykule, warto pamiętać, że niektóre dokumenty zwolnione są ze zdobywania na nich apostille. 16 lutego 2019 roku w 
życie weszło Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012. To właśnie dzięki niemu niektóre dokumenty nie wymagają już klauzuli apostille, jeśli chcemy posługiwać się nimi w państwach Unii Europejskiej. Należą do nich wszelkie odpisy aktów stanu cywilnego dotyczące urodzenia, małżeństwa, zgonu, zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa, a także wiele innych.
Te dokumenty, dzięki unijnemu zarządzeniu, nie wymagają apostille. A co z ich tłumaczeniami? Rozporządzenie określa również i tę kwestię. W rozdziale III możemy znaleźć następującą informację: tłumaczenie uwierzytelnione, które zostało sporządzone przez osobę posiadającą do tego uprawnienia w jednym z państw Unii Europejskiej, zostanie przyjęte we wszystkich państwach członkowskich. Z tej informacji jasno wynika, że tłumaczenia uwierzytelnione wykonane przez polskich tłumaczy przysięgłych, których kwalifikacje do wykonywania takich przekładów potwierdza wpis na listę Ministerstwa, powinny być uznane w każdym państwie Unii i nie wymagają klauzuli apostille. Jeśli więc dysponujemy np. skróconym odpisem aktu małżeństwa i jego tłumaczeniem poświadczonym np. na niemiecki i chcemy je wykorzystać w Niemczech, nie musimy podejmować żadnych dodatkowych kroków.
Podsumowanie
Podsumowując, warto pamiętać, aby najpierw uzyskać apostille na oryginalnym dokumencie. Dopiero potem należy zanieść ten dokument do tłumacza przysięgłego w celu wykonania tłumaczenia uwierzytelnionego. W ten sposób tłumaczenie będzie ważne – zdobycie poświadczenia na oryginale po tłumaczeniu unieważni tłumaczenie. Jeżeli chcemy używać tłumaczenia poza państwami UE, je również warto poświadczyć poprzez zdobycie klauzuli apostille albo legalizacji. Jeśli chcemy posługiwać się dokumentami i tłumaczeniami uwierzytelnionymi w UE, napotkamy na duże ułatwienie – wiele dokumentów oraz tłumaczenia poświadczone przez polskich tłumaczy przysięgłych zostaną w państwach Unii uznane bez dodatkowych poświadczeń.
W Warszawie po Apostille idziemy do MSZ w godzinach 9:00-14:00: Dział Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Al. Szucha 21, 00-580 Warszawa. W naszej ofercie, prócz wykonywania tłumaczeń poświadczonych, znajdziecie Państwo usługę zdobycia Apostille: https://www.tlumaczenia-miw.pl/legalizacja.html
