Spis treści
Legalizacja dokumentów sądowych i notarialnych – 05.11.2019
Zdecydowana większość potrzeb tłumaczeniowych, z którymi klienci zgłaszają się do tłumaczy przysięgłych dotyczy dokumentów urzędowych. 
Niektórzy tłumaczą, by móc używać swojego dokumentu w Polsce, inni po to, żeby móc go wykorzystać za granicą. Przykładowo – ktoś wyjechał kilka lat temu do pracy np. w Niemczech, poznał tam swoją drugą połówkę i właśnie tam planuje ślub. Oprócz tego, że chce przetłumaczyć potrzebne mu dokumenty (np. akt urodzenia, zaświadczenie o stanie cywilnym), interesuje się również tym, jak poświadczyć te dokumenty tak, żeby każdy urząd na pewno je przyjął i kilka tygodni przed ślubem nie okazało się, że trzeba znów jechać do Polski. W celu nabrania takiej pewności, ta osoba chce zdobyć jakiś rodzaj potwierdzenia dokumentu, pieczątkę z ministerstwa, aby dokument był uznawany za granicą. Poniższy artykuł wyczerpująco wyjaśni, jakie są rodzaje poświadczeń, które musimy zdobyć w zależności od kraju, do którego wyjeżdżamy, oraz jak to zrobić, biorąc pod uwagę to, jaki dokument mamy – akt stanu cywilnego, tłumaczenie przysięgłe, dokument notarialny lub z sądu, zaświadczenie o niekaralności i wiele, wiele innych.
Rodzaje poświadczeń
Pod hasłem „pieczątka z MSZ”, pod którym rozumiemy potwierdzenie autentyczności naszego dokumentu tak, żeby móc go używać za granicą, kryją się dwa podstawowe rodzaje poświadczenia – apostille oraz legalizacja. Odpowiemy sobie więc na pytania, czym są te dwa rodzaje i od czego zależy to, który powinniśmy wybrać.
Co to jest klauzula apostille?
W poprzednim punkcie padła tajemnicza, obcobrzmiąca nazwa „apostille”. Co to jest apostille? Klauzula apostille to, jak już wiemy, jeden z dwóch 
rodzajów poświadczenia dokumentów. Dokładniej mówiąc, jest to potwierdzenie, że dany dokument pochodzi z odpowiedniego urzędu, że jest autentyczny i właśnie dlatego możemy posługiwać się nim za granicą. Klauzula apostille nie wymaga żadnego dodatkowego poświadczenia – dokument opatrzony apostille jest już gotowy do użytku poza granicami Polski. Choć błędnie bywa ona nazywana „pieczątka apostille”, warto wiedzieć, że apostille może przybrać formę pieczęci, w której pola wypełniane są długopisem, ale częściej ma formę małej tabelki dołączanej trwale do dokumentu. Zawiera ono takie informacje jak: kto podpisał dany dokument, jaka pieczęć na nim widnieje, kto i kiedy go poświadczył itp.
Czym jest legalizacja dokumentów?
Legalizacja dokumentów to drugi z wymienionych rodzajów poświadczenia dokumentu w taki sposób, że można go używać w zagranicznych urzędach. Oznacza dokładnie to samo, co klauzula apostille – potwierdza, że dokument jest prawdziwy i wydany przez właściwy urząd. Legalizacja od apostille różni się przede wszystkim tym, że wymaga jeszcze dodatkowych kroków. Dokument, na którym uzyskaliśmy legalizację w MSZ, musimy jeszcze dostarczyć w celu ponownej legalizacji do odpowiedniej instytucji. Co to znaczy – odpowiednia instytucja? To zależy od kraju, w którym będziemy chcieli używać naszego tłumaczenia. Ogólnie rzecz biorąc, odpowiednią instytucją będzie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny państwa, w którym chcemy używać dokumentu. Przykładowo – chcemy, aby nasz dokument uznano w Chinach. Musimy więc zalegalizować go w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, a następnie w Ambasadzie Chin.
Apostille czy legalizacja?
Kolejne ważne pytanie: od czego zależy, czy będzie nam potrzebne apostille, czy legalizacja? Odpowiedź jest bardzo prosta – zależy to od tego, czy kraj, do którego jedziemy i w którym chcemy używać naszego dokumentu, jest stroną Konwencji Haskiej z 5 października 1961 r. Jest to konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Państwa, które są stronami tej konwencji, wymagają tylko klauzuli apostille. Państwa, które stronami nie są, będą wymagać legalizacji. Na wielu stronach internetowych można sprawdzić, czy kraj, do którego się udajemy, jest stroną konwencji. Jeśli tak – apostille wystarczy, jeśli nie – musimy dokonać legalizacji.
Jak zdobyć apostille albo legalizację?
Wiemy już, czym są klauzula apostille i legalizacja. Wiemy też, w jakich przypadkach potrzebujemy apostille, a w jakich legalizacji. W następnej kolejności warto dowiedzieć się, jak uzyskać apostille i legalizację. Przede wszystkim, obydwa rodzaje poświadczeń zdobywa się (w większości przypadków, o czym będzie mowa dalej!) w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (MSZ). Uzyskanie klauzuli apostille i legalizacji może się odbyć na kilka sposobów. Po pierwsze, można się po nie udać osobiście. Co ważne, wniosek dotyczący naszego dokumentu może też złożyć inna osoba, do czego nie wymaga się upoważnienia. Dzięki temu jesteśmy w stanie pomóc klientom naszego biura i uzyskać apostille czy legalizację na ich dokumentach. Poświadczenie uzyskuje się od ręki, chyba że zgłosimy się do MSZ z całym plikiem dokumentów – wtedy może się okazać, że poświadczone dokumenty będą gotowe na kolejny dzień roboczy. Klauzulę apostille oraz legalizację można również uzyskać korespondencyjnie, jednak trwa to bardzo długo – przesyłka zwrotna z MSZ dojdzie do nas najprawdopodobniej po 2-3 tygodniach od momentu, gdy nasz wniosek dotrze do ministerstwa. Z tego względu, warto zgłosić się do MSZ osobiście lub przez pośrednika, aby przyspieszyć cały proces. Warto jednak pamiętać, że nie na każdym dokumencie od razu uzyskamy apostille albo legalizację. Niektóre dokumenty wymagają wcześniejszego przygotowania.
Jak przygotować dokument do apostille i legalizacji?
Dokumenty niewymagające przygotowania
Niektóre dokumenty nie wymagają żadnego przygotowania. Akty stanu cywilnego, podpisane i podstemplowane przez urzędnika, tłumaczenia przysięgłe z pieczęcią i podpisem tłumacza, czy też zaświadczenia o niekaralności uzyskane w punktach informacyjnych i również podpisane i podbite pieczęcią są już gotowe do uzyskania na nich apostille bądź legalizacji.
Dokumenty wymagające wcześniejszego poświadczenia przez inne o
rgany
rganyKolejna kategoria dokumentów to takie, które wymagają wcześniejszego poświadczenia przez inne organy, a dopiero później możemy je zanieść do Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Omówimy je po kolei, w zależności od tego, gdzie powinniśmy pójść przed uzyskaniem legalizacji czy apostille. MSZ w przypadku tych dokumentów to DRUGI krok, o czym warto pamiętać, żeby nie chodzić do Ministerstwa dwukrotnie.
Dokumenty notarialne
Dokumenty notarialne należy najpierw poświadczyć w sądzie okręgowym odpowiednim do naszego miejsca zamieszkania. Dlaczego? Tylko sądy posiadają wzory podpisów i pieczęci notariuszy, dzięki czemu mogą zweryfikować prawdziwość poświadczenia dokumentów notarialnych. Dopiero po takim poświadczeniu możemy uzyskać klauzulę apostille lub legalizację.
Dokumenty sądowe
Dokumenty sądowe, podobnie jak notarialne, powinny zostać najpierw poświadczone przez sąd okręgowy – w tym wypadku, przez prezesa sądu okręgowego. Jest to konieczne nawet w sytuacji, kiedy dokument został przez sąd okręgowy wydany. Dopiero po takim poświadczeniu możemy potwierdzić nasz dokument do obrotu za granicą.
Dokumenty handlowe
Dokumenty handlowe powinny najpierw zostać poświadczone przez Krajową Izbę Gospodarzą lub regionalną izbę gospodarczą odpowiednią do miejsca zamieszkania. W przypadku dokumentów handlowych warto również odnotować dwie kwestie – nie uzyskamy apostille ani legalizacji na kopiach zgodnych z oryginałem według KIG, a także na kserokopii dokumentu.
Dokumenty mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze
W przypadku tego typu dokumentów, choć zostały one wcześniej wydane przez izby rzemieślnicze, musimy wcześniej uzyskać poświadczenie przez Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie. Dopiero po jego uzyskaniu możemy zanieść je do MSZ, by otrzymać apostille lub legalizację.
Dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydane przez PAN i instytuty naukowe oraz badawcze
Dokumenty w tej kategorii możemy kolejno podzielić na dwie podgrupy według tego, do jakiego organu powinniśmy się zgłosić przed uzyskaniem apostille lub legalizacji. Podgrupa pierwsza obejmuje dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydane przez instytuty Polskiej Akademii Nauk oraz międzynarodowe instytuty naukowe. Ta podgrupa wymaga najpierw poświadczenia Prezesa Polskiej Akademii Nauk. Druga podgrupa to dyplomy wydane przez instytuty badawcze. Te muszą zostać najpierw poświadczone przez ministerstwo nadzorujące dany instytut, a dopiero później można uzyskać na nich klauzulę apostille lub legalizację.
Odpisy z CEIDG
Odpisy z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zanim będzie można je potwierdzić w MSZ do użytku za granicą, muszą otrzymać pieczęć Ministra Przedsiębiorczości i Technologii oraz podpis pracownika tego ministerstwa. Bez pieczęci i podpisu nie uzyskamy ani apostille, ani legalizacji.
Dokumenty, do których klauzulę apostille nadaje inny organ, a legalizacja wymaga wcześniejszego uwierzytelnienia
Ostatnia kategoria dokumentów, o której warto wspomnieć, to dokumenty, które poświadczamy różnie, w zależności od tego, czy potrzebujemy 
apostille, czy legalizacji. Jeśli na tych dokumentach potrzebujemy uzyskać legalizację, postępujemy tak, jak w przypadku dokumentów poprzedniej kategorii – idziemy do wskazanego organu w celu uwierzytelnienia dokumentu, a następnie udajemy się do MSZ. Jeśli jednak potrzebujemy apostille, możemy go uzyskać TYLKO idąc do wymienionej poniżej instytucji – nie musimy już iść do Ministerstwa Spraw Zagranicznych!
Dokumenty związane z przebiegiem lub ukończeniem studiów
Przez te dokumenty rozumie się: dyplomy ukończenia studiów i suplementy, odpisy tych dyplomów i suplementów, również w języku obcym, ich duplikaty, a także zaświadczenia o ukończeniu studiów. Te dokumenty poświadcza Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej. Warto jednak pamiętać, że NAWA zajmuje się tylko nadawaniem klauzuli apostille. Jeśli chodzi o legalizację, nadal musimy zgłosić się w następnym kroku do MSZ. Więcej o uwierzytelnianiu przez NAWA pisaliśmy w jednym z poprzednich artykułów.
Dokumenty wydawane przez szkoły artystyczne
Jeśli chcemy uzyskać apostille na tych dokumentach, czyli na: świadectwach, dyplomach, indeksach lub poświadczeniach wydawanych przez takie szkoły lub innych podobnych dokumentach, nie zgłaszamy się do MSZ, ale do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, do Departamentu Szkolnictwa Artystycznego i Edukacji Kulturalnej. Jeśli na tych dokumentach chcemy uzyskać legalizację, również idziemy do wskazanego miejsca po poświadczenie dokumentu, ale w następnej kolejności kierujemy się do MSZ w celu uzyskania legalizacji.
Świadectwa: szkolne, dojrzałości, dyplomy i zaświadczenia wydane przez OKE
Jeśli posiadamy świadectwo szkolne, dojrzałości, dyplom lub zaświadczenie wydane przez okręgową komisję egzaminacyjną, którym chcemy posługiwać się za granicą, musimy być uważni – w zależności od tego, kto wydał dokument, poświadczać go i uzyskiwać apostille będziemy w zupełnie różnych miejscach. Jeśli mamy świadectwo wydane przez polską szkołę (jakąkolwiek, w tym np. placówki kształcenia ustawicznego), apostille nadaje lub poświadcza dokument przed legalizacją kurator oświaty odpowiedni do miejsca, w którym szkoła się znajduje. Świadectwa wydane na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectwa dojrzałości, aneksy do nich, świadectwa potwierdzające kwalifikacje zawodowe, oraz dokumenty wydawane przez OKE powinniśmy zanieść do dyrektora okręgowej komisji egzaminacyjnej, aby uzyskać apostille bądź przygotować dokument do legalizacji. Świadectwa wydawane przez szkoły w Polsce i za granicą, które kształcą obywateli polskich czasowo przebywających za granicą zgodnie z podstawą programową lub umożliwiają im kształcenie w ramach tej podstawy w szkołach funkcjonujących w innych państwach, powinniśmy zanieść bezpośrednio do Ministerstwa Edukacji Narodowej. To właśnie w MEN uzyskamy na nich apostille lub uwierzytelnienie niezbędne do legalizacji.
Tym samym wyczerpaliśmy listę dokumentów, na których możemy uzyskać apostille lub legalizację. Jak widać, lista jest dość długa, a wymagane postępowanie niekiedy bardzo złożone. Okazuje się jednak, że w niektórych przypadkach nie musimy się nim przejmować, o czym mowa poniżej.
Kiedy nie potrzeba apostille
Legalizacji uniknąć się nie da – jeśli chcemy wyjechać do kraju, który nie jest stroną Konwencji Haskiej, musimy uzyskać legalizację dokumentów, których chcemy tam używać. Jednak tzw. „pieczątka apostille” nie zawsze jest potrzebna. Dość niedawno, bo 16 lutego 2019 roku, nastąpiły zmiany, jeśli chodzi o poświadczenia niektórych dokumentów urzędowych wydawanych w państwach członkowskich Unii Europejskiej, o ile chcemy ich używać w innych państwach UE. W ramach uproszczenia formalności w granicach UE, nie jest wymagane, żeby określone dokumenty urzędowe były opatrzone klauzulą apostille. Do tych dokumentów należą dokumenty dotyczące: imienia i nazwiska, urodzenia, pozostawania przy życiu, zgonu, małżeństwa (w tym zdolności do jego zawarcia), rozwodu, separacji, unieważnienia małżeństwa, związku partnerskiego, pochodzenia dziecka, jego przysposobienia, miejsca zamieszkania lub pobytu, obywatelstwa, niekaralności, a także prawa do głosowania lub kandydowania w wyborach.
apostille na tłumaczeniu
Przykładowo więc, jeśli mamy odpis aktu urodzenia i chcemy posługiwać się nim we Włoszech, nie potrzebujemy apostille na dokumencie. Nie znaczy to oczywiście, że nie możemy go uzyskać – jak najbardziej możemy, nic to w tym wypadku nie zmieni. Uczulamy jednak, że choć apostille nie jest wymagane na dokumentach stanu cywilnego, to w niektórych krajach muszą być nim opatrzone tłumaczenia wykonywane przez polskich tłumaczy przysięgłych. Taka sytuacja ma miejsce np. w Grecji, czy Portugalii. Dlatego zawsze należy dowiedzieć się o to jak ma wyglądać komplet dokumentów potrzebnych do załatwienia danej sprawy bezpośrednio w instytucji lub urzędzie, w którym tę sprawę będziemy załatwiać.
Podsumowanie
Poświadczenie dokumentów w taki sposób, aby można było się nimi posługiwać za granicą, nie jest taką prostą sprawą. Aby przejść przez nie sprawnie, należy zadać sobie szereg pytań, które określą nam sposób postępowania:
- Czy państwo, do którego jadę, jest stroną Konwencji Haskiej? TAK – być może potrzebuję apostille. NIE – potrzebuję legalizacji i dodatkowego poświadczenia z placówki dyplomatycznej.
- Jeśli państwo jest stroną konwencji, czy jest w Unii? TAK – nie potrzebuję żadnego poświadczenia, temat zakończony. NIE – potrzebuję klauzuli apostille.
- Jaki typ dokumentu posiadam? Od tego będzie zależeć, czy i gdzie muszę się udać przed uzyskaniem klauzuli apostille bądź legalizacji.
Odpowiedź na ostatnie pytanie jest prosta, lecz jej konsekwencje daleko idące. Można jednak podeprzeć się naszym artykułem, aby dowiedzieć się, jak postępować z danym typem dokumentu. Jeśli skupimy się na rodzaju dokumentu i zapamiętamy, do jakich instytucji musimy go zanieść, z pewnością sprawnie uzyskamy jego poświadczenie. Pamiętajmy, że jeśli potrzebowalibyśmy pomocy z legalizacją lub apostille w MSZ, nasze biuro oferuje możliwość pośrednictwa w ich uzyskaniu.
