Apostille i legalizacja dokumentów wydanych przez uczelnię – NAWA
Do tej pory za uwierzytelnianie dokumentów za pomocą apostille albo legalizacji w Polsce odpowiadało Ministerstwo Spraw Zagranicznych. 1 lutego 2018 roku sytuacja ta uległa zmianie w kwestii dokumentów wydawanych przez uczelnię. Za uwierzytelnianie dokumentów wydawanych przez polskie uczelnie zaczęła odpowiadać NAWA, czyli Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej. Jest to agencja, której zadaniem jest wspieranie współpracy środowisk akademickich na arenie międzynarodowej oraz promowania na niej polskich uczelni. Udziela również wsparcia mobilności akademickiej w celu zwiększenia potencjału dydaktycznego i naukowego. Od wspomnianego 1 lutego 2018 roku, do kompetencji NAWA należy również uwierzytelnianie niektórych dokumentów. Warto zapoznać się z tym, jakie to dokumenty, oraz jak wygląda cała procedura ich uwierzytelnienia.
Jakie dokumenty uwierzytelnia NAWA
NAWA zajmuje się uwierzytelnianiem szeroko pojętych dokumentów wydawanych przez polskie uczelnie. W praktyce oznacza to, że to NAWA odpowiada za uwierzytelnianie oryginałów, duplikatów lub odpisów (także obcojęzycznych) dyplomów ukończenia studiów oraz suplementów do nich, a także dyplomów doktorskich i habilitacyjnych, oryginałów lub duplikatów świadectwo ukończenia studiów podyplomowych, oraz oryginałów samych zaświadczeń o ukończeniu studiów. Należy jednak pamiętać, że istnieją dokumenty wydane przez uczelnie, których poświadczaniem NAWA się nie zajmuje. Należą do nich te wydawane przez Polską Akademię Nauk, których poświadczaniem zajmuje się Prezes PAN. Również te wydane przez instytuty naukowe, które poświadcza minister nadzorujący dany instytut, lub przez dowolną uczelnię kościelną. Za te ostatnie odpowiada Sekretariat Konferencji Episkopatu Polski. Jeśli nie mamy pewności, kto odpowiada za uwierzytelnienie posiadanego przez nas dokumentu, warto skontaktować się z Działem Legalizacji MSZ.
Procedura uwierzytelnienia dokumentu przez NAWA
Aby móc dopełnić procedury uwierzytelnienia dokumentu przez NAWA, musimy zorientować się, jakiego rodzaju poświadczenie będzie od nas wymagane w kraju, w którym chcemy posługiwać się poświadczonym dokumentem. Aby się o tym przekonać, należy dowiedzieć się, czy państwo, do którego jedziemy, jest stroną Konwencji Haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów. Jeśli tak, wystarczy klauzula apostille. Jeśli nie – wymagana będzie legalizacja.
Zacznijmy od apostille. Aby dokumenty zostały uwierzytelnione klauzulą apostille, musimy zadbać o kilka spraw. Po pierwsze, konieczne będzie wypełnienie wniosku o wydanie apostille, który można znaleźć na stronie NAWA oraz podpisanie go przez osobę, na którą dokument był wystawiony. Należy również opłacić całą procedurę na podane na stronie NAWA konto. Opłata opiewa na 60 zł za każdy dokument. Dokonanie opłaty z wyprzedzeniem jest szczególnie ważne, ponieważ niemożliwe jest uiszczenie jej na miejscu ani przesłanie odpowiedniej kwoty pocztą wraz z wnioskiem. Gdy już wypełnimy wniosek oraz uiścimy opłatę, przechodzimy do złożenia dokumentów. Aby to zrobić, wysyłamy na adres NAWA lub osobiście zanosimy do jej kancelarii komplet dokumentów: wypełniony wniosek, dokumenty, które mają być poświadczone, oraz potwierdzenie wpłaty. Musimy zadbać o to, by wniosek był kompletny, inaczej dokumenty zostaną nam zwrócone w celu uzupełnienia. Następnie wniosek jest rozpatrywany – musimy pamiętać, że choć zwykle zajmuje to mniej niż dwa tygodnie, maksymalny czas oczekiwania to 30 dni. Należy zatem o apostille zadbać odpowiednio wcześnie przez wyjazdem. Następnie należy odebrać dokumenty z Agencji – osobiście bądź upoważniając osobę trzecią do odebrania, lub poprosić o wysyłkę listem poleconym.
Procedura w przypadku legalizacji wygląda podobnie, jeśli chodzi o NAWA. Musimy jednak pamiętać, że samej legalizacji nie dokona NAWA – jest to nadal zadanie Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Jednak by MSZ mogło legalizację przeprowadzić, wymagane jest wcześniejsze uwierzytelnienie dokumentów wydanych przez uczelnię właśnie przez NAWA. Agencja idzie nam w tym aspekcie na rękę – razem z wnioskiem o uwierzytelnienie, możemy do NAWA wysłać wniosek o legalizację dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą. Wniosek ten znajduje się na stronie internetowej MSZ. Należy do niego dołączyć potwierdzenie dokonania wpłaty, tym razem wpłaty do MSZ. Dzięki temu, nasze dokumenty po uwierzytelnieniu przez NAWA zostaną wysłane do MSZ, skąd będziemy mogli odebrać już zalegalizowany dokument.
Podsumowanie – NAWA a apostille i legalizacja dokumentów wydanych przez uczelnię
Podsumowując, warto pamiętać, że jeśli posiadamy dokument wydany przez polską uczelnię, którym chcemy posługiwać się za granicą, konieczne będzie uzyskanie klauzuli apostille bądź legalizacja. Jeśli udajemy się do kraju będącego stroną Konwencji Haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów, klauzula apostille będzie wystarczająca. Należy wtedy wypełnić o nią wniosek, uiścić odpowiednią opłatę, i komplet dokumentów wysłać do Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, z której następnie otrzymamy dokumenty z apostille. Jeśli musimy dokument zalegalizować, co w Polsce czyni MSZ, konieczne jest wcześniejsze uwierzytelnienie dokumentu. Tego również dokonuje NAWA, a procedura jest podobna do tej, której celem jest uzyskanie apostille. Jeśli wszystkie czynności wykonamy zgodnie z instrukcją, przygotowanie naszych dokumentów wydanych przez polskie uczelnie do wykorzystania za granicą nie będzie problemem.
