RODO a tłumaczenia – klienci indywidualni tłumaczy przysięgłych (28.09.2018)
Jak zapewne większość z nas wie, od 25 maja 2018 obowiązują nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (tzw. RODO). Zostały one wprowadzone Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE z 27 kwietnia 2016 roku. Celem tego dokumentu jest jednolita we wszystkich państwach UE ochrona praw i wolności osób fizycznych związanych z przetwarzaniem danych osobowych, a także zapewnienie swobodnego przepływu danych między państwami członkowskimi, jednak tylko w sposób nienaruszający wspomnianych praw. RODO obowiązuje wszystkich, którzy danymi osobowymi się posługują.
Tłumacz przysięgły niezaprzeczalnie do takich osób należy. Idąc do tłumacza przysięgłego, nie tylko podajemy mu swoje dane, umożliwiając wpis do repertorium, ale także zanosimy dokumenty, które zawierają mnóstwo informacji na nasz temat. Nic więc dziwnego, że zastanawiamy się, co z tymi danymi się stanie. W naszym biurze tłumaczeń MIW, aby wszystkie kwestie wyjaśnić najlepiej jak się da, przed przyjęciem zlecenia przez tłumacza klient zapoznaje się z informacją dotyczącą przetwarzania jego danych, podpisując przygotowane przez nas oświadczenie. Opisane poniżej kwestie pozwolą lepiej zrozumieć jego treść.
Uprawnienia podającego dane
Skoro RODO zostało wprowadzone w celu ochrony naszych praw i wolności, warto na początku zapoznać się z uprawnieniami, jakie nam nadano. W pełni stosują się one również do naszej wizyty u tłumacza przysięgłego. Mamy więc prawo dostępu do swoich danych, a także sprostowania ich w razie potrzeby. Możemy swoje dane również usunąć, ograniczyć ich przetwarzanie czy nawet się co do niego całkowicie sprzeciwić. Musimy jednak pamiętać, że dane osobowe są tłumaczowi przysięgłemu potrzebne do wykonywania jego pracy. Należy się więc przygotować na to, że ich podanie jest podstawowym i koniecznym warunkiem zawarcia i wykonania umowy między klientem a tłumaczem.
Warto również zaznaczyć, że według artykułu 6 wspomnianego rozporządzenia, już sam przypadek, w którym „przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą”, czyni je zgodne z prawem. Mimo to, w naszym biurze klientowi i tak przedstawia się dokument wyjaśniający zasady przetwarzania jego danych tak, by wszystkie kwestie z tym związane nie pozostawiały żadnych wątpliwości.
Zakres przetwarzania danych
Ustaliliśmy, że przychodząc do tłumacza przysięgłego w celu złożenia dokumentu do tłumaczenia, musimy udostępnić mu swoje dane osobowe. Pamiętajmy jednak, że zgodnie z RODO istnieją również obostrzenia dotyczące zakresu przetwarzania naszych danych, a więc absolutnie nie mamy się czego obawiać. Po pierwsze, dane osobowe przetwarzane są tylko w celach koniecznych, a więc dla realizacji umowy, dokonywania rozliczeń podatkowych, prowadzenia księgowości i innych niezbędnych czynności. Możemy więc mieć pewność, że nie zostaną wykorzystane one dla żadnych innych celów.
Musimy przy tym pamiętać, że z naszymi danymi mogą, a w większości przypadków muszą, mieć styczność wszystkie osoby potrzebne do realizacji danego zlecenia. Tak więc np. pracownicy biura, osoby związane z księgowością, dostawcy usług internetowych, bez których tłumacz nie byłby w stanie pracować, czy wreszcie kurierzy oraz pracownicy poczt, jeśli chcemy, by wykonane tłumaczenie dostarczono listownie. Warto również wiedzieć, że dane są przechowywane nie dłużej, niż to konieczne, a więc tyle, ile wymaga realizacja umowy, okres przechowywania dokumentacji itp. Jak więc wynika z powyższego, nasze dane wykorzystuje się tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne.
Podsumowanie – RODO a klienci indywidualni tłumacza przysięgłego
Podsumowując, musimy pamiętać, że kiedy przychodzimy jako klienci indywidualni do tłumacza przysięgłego, możemy być pewni, że nasze dane są chronione zgodnie z zasadami ustanowionymi przez RODO. Mamy prawo zmieniać nasze dane, jeśli wymaga tego sytuacja, mamy prawo także prosić o ich usunięcie, pamiętając jednak, że uniemożliwi to realizację umowy. Nie mamy jednak się czego obawiać – nasze dane są wykorzystywane przez tłumaczy przysięgłych oraz ich współpracowników tylko w takich celach, jakie zakłada realizacja umowy oraz czynności z nią związane. Dane nie są również przetwarzane dłużej niż to konieczne. Potwierdzenia możemy szukać w oświadczeniu, które w naszym biurze podpisuje się podczas przyjmowania zlecenia – daje nam ono pewność, że nasze dane są bezpieczne.
